Eind 2019 lanceerde Amsab-ISG een oproep om de digitalisering van een aantal van de meest waardevolle en kwetsbare verslagboeken financieel te steunen. Door de gulle steun van de donateurs konden we zowaar 70 verslagboeken digitaliseren.
De archieven van Amsab-ISG bevatten heel wat waardevolle, handgeschreven verslagboeken. Ze werden door de archiefvormers gebruikt om verslagen van vergaderingen en activiteiten, kopies van uitgaande brieven of belangrijke administratieve zaken in te noteren. Ze hadden een belangrijke waarde als verantwoording van de werking. Het maakt ze tot uitgelezen bronnen voor de hedendaagse onderzoeker die de werking van die archiefvormer in de details wil leren kennen en ze worden daarom vaak geraadpleegd. Die waarde heeft ook een keerzijde. Door het frequente raadplegen toen en nu horen ze bij de meest kwetsbare bronnen in onze collectie en zijn ze vaak ernstig beschadigd.
In 2020 maakten we een selectie op basis van een aantal criteria, waaronder de kwetsbaarheid, de uniciteit en het belang van de stukken. We zijn zo gekomen tot een zeer diverse lijst van handgeschreven boeken, die vooral dateren van voor 1950. Naast de vijf oorspronkelijke verslagboeken zijn nu ook stukken van o.a. de Zeemansbond, BWP-federatie Leuven en de Socialistische Vrijdenkersbond Gent geselecteerd. Alles samen goed voor meer dan 27.000 pagina’s. Na de selectie werden de boeken opgemeten en werd een uitgebreide schadeatlas gemaakt.
Om de boeken tijdens het transport van en naar de digitaliseringsfirma, tijdens het digitaliseringsproces en ná de digitalisering beter te beschermen, werden speciale, zuurvrije omslagen en dozen op maat gemaakt door onze medewerkers behoud en beheer.
Die omslagen werden vervolgens voorzien van een barcode en een aantal opmerkingen over de kwetsbaarheid van het stuk. Dit helpt om het digitaliseren vlotter en met minder fouten te laten verlopen. Als laatste werden de verslagboeken in speciale transportkisten verpakt.
De digitalisering zelf is uitbesteed aan een bedrijf met jaren ervaring in de behandeling van kwetsbare stukken en het aanleveren van kwaliteitsvolle beelden. Midden april 2021 werden de kisten opgehaald. Ondertussen zijn alle boeken gedigitaliseerd. De verwerking en opslag van de beelden worden momenteel afgewerkt en de eerste beelden zullen binnenkort beschikbaar zijn.
Foto: www.amsab.be