Vanaf maandag 17 februari worden de niet-openbare archieven, die voordien verspreid stonden over verschillende districten, beheerd in het Centraal Archief in Merksem. Het archief verzamelt maar liefst 2,5 miljoen papieren persoonsfiches en 185 lopende meter bevolkingsregisters en boeken burgerlijke stand.
Net als alle andere lokale besturen is stad Antwerpen verantwoordelijk voor het kwaliteitsvol bewaren en beheren van bestuursdocumenten. De archieven van niet-openbare documenten bevolking en burgerlijke stand stonden verspreid over verschillende districten en bevonden zich in ruimtes die daarvoor niet geschikt waren. Het Centraal Archief in Merksem bewaart vanaf nu de archieven in een speciaal ingerichte ruimte. In die ruimte worden de vochtigheid en temperatuur gereguleerd en direct zonlicht wordt afgeschermd door panelen.
De centralisatie zorgt bovendien voor een betere dienstverlening op alle vlakken. Opzoekingen verlopen vlotter, boeken worden correct bewaard en de GDPR-privacy wordt beter beheerd.
Het archief
Het archief bestaat uit bevolkingsregisters en boeken burgerlijke stand. In de bevolkingsregisters moeten lokale besturen alle inwoners opnemen. Sinds 1910 worden de registers van stad Antwerpen bijgehouden. Vanaf 1947 stapten de meeste districten van Antwerpen over op steekkaarten of persoonsfiches, om in de jaren 80 over te stappen op digitale registratie bij het ontstaan van het rijksregister. Niet alle informatie van de bevolkingsregisters en steekkaarten is gedigitaliseerd, waardoor er nog steeds opzoekingen in het archief plaatsvinden.
In de boeken burgerlijke stand hield stad Antwerpen, voor de digitalisering, o.a. de geboorte- en huwelijksaktes bij.
Schepen voor Loketten en Decentralisatie Ken Casier: “In het Centraal Archief in Merksem zijn na grondig onderhoud en inventarisatie maar liefst 2,5 miljoen papieren persoonsfiches uit de periode 1947-1990 en 185 lopende meter bevolkingsregisters en boeken burgerlijke stand van voor 1947 verzameld. Daar worden deze niet-openbare documenten onder de juiste klimatologische omstandigheden bewaard en kunnen ze door de bevoegde diensten geraadpleegd worden. Deze operatie levert een grote efficiëntiewinst op in de verwerking van persoonsgegevens. Het koestert tegelijkertijd een tastbaar aandenken aan al wie vroeger in onze stad en districten woonde.”
Aanpak
Het project ‘Centraal Archief’ startte op in het najaar van 2023. In het districtshuis van Merksem werden de kantoren, oorspronkelijk tijdelijke politiekantoren en een deel van de lokettenzaal, aangepast en vernieuwd. Dankzij deze aanpassingen voldoet de ruimte aan alle vereisten om het archief optimaal te kunnen bewaren. De archieven van de verschillende locaties werden gerestaureerd en behandeld voordat ze verhuisden naar Merksem.
De verhuizing van de verschillende archieven, verspreid over verschillende districten, gebeurde in samenwerking met Werkhaven, Felixarchief, stafdienst bibliotheken, AG Vespa en de facilitaire dienst Den Bell.
Cijfers
- Ongeveer 2.500.000 steekkaarten, persoonsfiches, werden per 1.250 verpakt in dozen
- 2.976 boeken bevolking en 1.080 bevolkingsregisters werden verzameld
- 185 lopende meter aan archiefboeken
Foto: Stad Antwerpen
